Acceder al panel de liquidaciones

El departamento de sistemas ha desarrollado e implementado una nueva herramienta para facilitar y optimizar en la medida de lo posible la creación y gestión de liquidaciones de gastos, utilizable desde cualquier navegador que pueda acceder a la intranet de la empresa (https://intranet.bluesea.cloud)

Crear una liquidación

Una vez haya accedido a la intranet, el primer paso es crear una liquidación a la que adjuntar todos los gastos relacionados.

Empiece abriendo el menú lateral y seleccionando “Crear liquidación”.

Cada liquidación está compuesta por uno o más gastos (por ejemplo, gasolina, alojamiento y dietas). Para añadir un gasto a la liquidación, pulse el botón azul marcado como “Añadir gasto”

Insertar un gasto

Introduzca la información del gasto paso a paso, empezando por la fecha en la que se realizó el gasto, y haga clic sobre el botón azul en la parte derecha de la pantalla para pasar al siguiente paso.

Seleccione el concepto apropiado para este gasto de entre las opciones disponibles en el menú desplegable, y pulse el botón azul para avanzar al siguiente paso.

Deberá introducir obligatoriamente una descripción del gasto (por ejemplo, “comida restaurante Nombre”) y una cantidad total del gasto (en euros).

Si dispone de un ticket o factura, debidamente escaneado/a, deberá adjuntarlo también al gasto correspondiente.

A continuación, aparecerá un resumen del gasto que va a introducir. Por favor, compruebe que la información introducida sea correcta.

Si es necesario, podrá añadir otros gastos a la liquidación pulsando el botón “Añadir gasto”. Todos los gastos de la liquidación aparecerán en la sección de resumen.

Añadir una liquidación de combustible

El sistema de liquidaciones calculará automáticamente el importe en combustible por desplazamiento. Puede añadir gastos por carburante del mismo modo que añadiría cualquier otro gasto.

Aparecerá una ventana con un selector de rutas y un mapa

El selector de rutas permite marcar rápidamente desplazamientos entre ubicaciones frecuentes de la empresa, y colocará de forma automática los puntos de origen y destino en el mapa. Alternativamente, también puede arrastrarlos por el mapa con el ratón.

Si desea mover el mapa fuera de Mallorca, puede hacer clic en el botón “>>” en la esquina inferior izquierda. Se abrirá un minimapa por el que se podrá arrastrar para mover el enfoque.

Puede marcar los trayectos como solo ida o como ida y vuelta, utilizando el interruptor de la esquina superior izquierda 

En la pantalla de resumen podrá comprobar que la distancia del trayecto es correcta, así como el importe del gasto. Si quiere, podrá hacer clic en el botón de la esquina inferior izquierda de la pantalla para abrir google maps y ver la ruta trazada para el cálculo.

Una vez haya introducido todos los gastos de esa liquidación, podrá enviársela al responsable de zona con el botón “Añadir liquidación”.

Si la liquidación se ha creado correctamente, recibirá un correo electrónico de confirmación, y el responsable de zona recibirá otro correo notificando que tiene una liquidación pendiente por aprobar.

Ver y modificar liquidaciones

Podrá ver todas sus liquidaciones pulsando el botón “mis liquidaciones” de la barra lateral.

Si una de sus liquidaciones ha sido denegada, podrá ver el motivo y, si corresponde, modificarla y volver a enviarla. Para modificar una liquidación denegada, haga doble clic sobre la misma. Se abrirá en una nueva ventana. Pulse sobre el icono del cubo de basura en la esquina inferior derecha de un gasto para eliminar el gasto.

En cuanto haya eliminado uno o más gastos de la liquidación, aparecerá un botón en la esquina superior derecha de la ventana. Púlselo para reenviar la solicitud de liquidación.