1. Definición y explicación

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

En nuestro caso queremos almacenar en un punto común sino todo, si el máximo de documentos que se gestionan en el hotel.

Para ello en los escritorios remotos de los servidores de Avalon todos los usuarios tenéis una unidad mapeada llamada AVALON. 

 En dicha unidad, en una subcarpeta llamada DOCS, se han creado carpetas para todos y cada uno de los hoteles. Los usuarios solo podéis ver y acceder a las carpetas que corresponden a su hotel. Los accesos se gestionan mediante permisos automáticos ajustados por el Departamento de Sistemas. 

En la imagen anterior podéis ver cómo están estructuradas las carpetas para cada hotel. Dentro de etas carpetas debéis guardar todos los documentos que recibís o generáis.

Avalon tiene la capacidad de abrir estas carpetas desde diferentes partes del programa para facilitaros la gestión documental.

A destacar que los documentos relacionados con las reservas quedan en el directorio raíz, separados de los demás documentos, en carpetas con el nombre del número de la reserva que le asigna Avalon.

2. Como interactuar con las carpetas desde Avalon.

Veamos un ejemplo desde la ventana de una reserva. 

Si seleccionamos el icono de las dos flechas azules se nos despliega un menú con muchas acciones que podemos realizar en relaciona a la reserva que estamos viendo. La que nos interesa es DOCUMENTOS.

Al hacer clic sobre ella observamos como automáticamente nos aparece la ventana de Windows con la carpeta de la reserva ya abierta. Dentro de esta carpeta deberíais copiar desde Outlook, escritorio, navegador o cualquier otra carpeta u origen los documentos que pueden asociarse a una carpeta, por EJEMPLO, un bono, voucher, DNI o pasaporte escaneado, reclamaciones por escrito, etc.

En las ventanas de pedidos, una vez seleccionado el pedido, debemos adjuntar por ejemplo las solicitudes que nos lleguen por email, bien arrastrando el email a la carpeta que se nos abrirá o bien imprimiendo en PDF el email con la petición relacionada con ese pedido y guardándolo en la carpeta. Observad que en este caso el icono es diferente. Es un icono que se asemeja a un escáner. 

La carpeta de destino será en este caso la de compras y almacenes.

Desde las ventanas de cobros el icono también tiene forma de escáner. Adjuntad todos los documentos que podáis relacionados con los cobros: remitances, transferencias recibidas, etc

En la sección de contratos también encontramos un icono en forma de escáner y en este caso vemos que vuelca a carpetas nombradas con el número de contrato que tengamos creado.

3. Búsqueda de documentos

Para buscar documentos en Avalon podemos hacerlo mediante el buscador que está en el icono con forma de lupa, arriba a la derecha de cualquier pantalla de Avalon. Podemos utilizar los filtros para obtener los resultados que buscamos, por ejemplo con un numero de bono del cliente y localizar la reserva o reservas que contienen este bono.

Haciendo clic en la flecha de reservas se abrirá la reserva correspondiente

Este procedimiento de búsqueda sirve para cualquier documento tanto de reservas, compras, cobros, etc